Sekretariat

Tugas

Sekretariat Dinas memiliki tugas membantu Kepala Dinas dalam melakukan perencanaan umum dan anggaran, pemantauan dan evaluasi, ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kearsipan, penataan organisasi dan tata laksana, koordinasi penyusunan peraturan daerah, pengelolaan barang milik negara, dan kerumahtanggaan kantor.

Fungsi

Dalam melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Dinas menyelenggarakan fungsi:

1. Koordinasi dan penyusunan rencana, program dan anggaran dan kegiatan Dinas lainnya di lingkup Sekretariat;
2. Melakukan perencanaan program evaluasi dan laporan Sekretariat;
3. Menyiapkan bahan dan Dokumen Pengesahan Anggaran (DPA) Satuan Perangkat Kerja Daerah (SKPD);
4. Penataan organisasi dan tata laksana;
5. Menghimpun hasil perencanaan program evaluasi dan laporan dari bidang - bidang;
6. Menyediakan bahan - bahan penyusunan Rencana, Renja, dan Lakip Dinas;
7. Penyelenggaraan pengelolaan barang milik/ kekayaan Negara dan layanan pengadaan barang/ jasa;
8. Koordinasi, penyusunan dan pelaksanaan peraturan daerah;
9. Pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip dan dokumentasi Dinas;
10. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Uraian Tugas

1. Merumuskan program kegiatan Sekretariat;
2. Merumuskan bahan kebijakan, pedoman, pelayanan administrasi umum, kepegawaian, program dan keuangan;
3. Merumuskan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian, program dan keuangan;
4. Merumuskan Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretariat;
5. Mengkoordinasikan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian, program, dan keuangan;
6. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas kepada bidang terkait;
7. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP), Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ), Perjanjian Kinerja (PK), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kerja (Renja), RKA dan DPA APBD, Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan (SP), Survey Kepuasan Masyarakat (SKM), Analisis Jabatan (Anjab), Analisa Beban Kerja (ABK), serta Forum Konsultasi Publik (FKP);
8. Mengkoordinasikan Penyusunan dan Implementasi Agenda Reformasi Birokrasi pada Dinas;
9. Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas bawahan;
10. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar pengambilan kebijakan;
11. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan secara lisan maupun tertulis; dan
12. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah atasan.

Pasal 10

Struktur organisasi Sekretaris Dinas terdiri dari:

1. Subbagian Umum, Perencanaan dan Informasi Publik;
2. Subbagian Tata Usaha.

Pasal 11

1. Sub Bagian Umum, Perencanaan dan Informasi Publik mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam menyelenggarakan fungsi urusan umum, kepegawaian, surat menyurat, kearsipan, urusan rumah tangga, perlengkapan, menyiapkan bahan perencanaan, evaluasi dan menyelenggarakan informasi publik.

2. Untuk menyelenggarakan tugas pada ayat (1), Sub Bagian Umum, Perencanaan dan Informasi Publik mempunyai fungsi:

1. Pelaksanaan urusan surat menyurat, pengadaan dan pengarsipan;
2. Pengelolaan data, informasi, dan arsip kepegawaian;
3. Pelaksanaan urusan dan pembinaan kepegawaian;
4. Penyiapan perumusan, pembinaan, pelaksanaan dan pemantauan mutasi pegawai;
5. Penyiapan penataan, pembinaan dan tata laksana organisasi;
6. Penyusunan rencana kebutuhan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan umum serta memelihara perlengkapan Kantor;
7. Penyusunan perencanaan program dan melaksanakan pemeliharaan, pembersihan dan keamanan dalam lingkungan Dinas;
8. Pelaksanaan, pembinaan dan ketatalaksanaan organisasi;
9. Pelaksanaan pendataan dan evaluasi;
10. Pelaksanaan koordinasi perencanaan program dan administrasi kerja sama;
11. Penyusunan rencana pengelolaan data dan pengembangan sistem;
12. Penyelenggaraan dan pengelolaan pengamanan data dan informasi;
13. Pengendalian mutu sistem dan teknologi informasi;
14. Pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta penyelenggaraan publikasi;
15. Pengelolaan perpustakaan dan dokumentasi kegiatan Dinas;
16. Penyiapan bahan laporan pimpinan dan koordinasi hubungan antar bidang;
17. Pemberian saran-saran kepada sekretaris tentang langkah-langkah yang diambil dalam bidang tugasnya.

Pasal 12

1. Subbagian Tata Usaha, laporan dan evaluasi mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam bidang pengelolaan administrasi tata usaha.

2. Untuk menyelenggarakan tugas sebagai mana dimaksud pada ayat (1), Subbagian Tata Usaha mempunyai fungsi:

1. Pelaksanaan ketatausahaan dan kerumahtanggaan Kepala Dinas;
2. Penyusunan program/rencana kerja tahunan/semester;
3. Mengawasi pelaksanaan penutupan buku kas umum;
4. Penyusunan laporan realisasi pendapatan dan belanja triwulan/semesteran dan tahunan;
5. Penyusunan laporan monitoring dan evaluasi serapan belanja per semester dan tahunan;
6. Menyiapkan data koordinasi penyusunan anggaran;
7. Mempersiapkan bahan evaluasi dan pelaporan Renstra, Renja, LAKIP dan LPPD;
8. Penyusunan laporan evaluasi pelaksanaan tugas;
9. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan terkait dengan bidang tugasnya;
10. Memonitor proses pelaporan keuangan;
11. Penghimpunan bahan dan data pengelola keuangan;
12. Pelaksanaan penatausahaan barang milik Dinas;
13. Penyusunan rencana dan program pengelolaan barang milik Dinas;
14. Pengendalian barang milik Dinas;
15. Pelaksanaan penyusunan pelaporan barang milik Dinas;
16. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.